从《怦然心动的人生整理魔法》,思考5个时间管理的关键启示

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《怦然心动的人生整理魔法》是我很多年前阅读的一本书,作者近藤麻理惠被称为日本的整理教主、整理女王。最近她又因在Netflix上播出的收纳整理教学影集,再次受到很热烈的讨论。而在这之前,麻理惠的整理术在日本、欧美就已经非常知名,且拥有许多支持者。

虽然在很多物品,像是衣服、书籍、文件等的整理上,我并非真的採用近藤麻理惠的整理技巧。但从《怦然心动的人生整理魔法》中汲取的某些关键反思,经过我自己的验证后,也成为我在做各种人生管理时的思考基础。

我翻开自己多年前为《怦然心动的人生整理魔法》这本书做的读书笔记,列出我信服的几个书中观点,并带出自己将其验证在不只衣物整理,也是在生活整理、工作整理、时间整理时,所引发的各种心得,整理成这篇文章,跟大家分享。

无效整理:一个一个场所整理
有效整理:把所有东西拿出来再统一整理

为什幺整理好了,又会很快回到混乱的状态呢?有可能我们只是在清理眼前的杂乱。

所谓「一个一个场所整理」的意思是,只是把客厅整理好、卧室整理好、书桌整理好、书架整理好,但可能文件、书籍、衣服、各种杂物仍然储存在不同地方,没有「固定的位置、规则」,所以当东西继续增加时,很快的书桌又慢慢变乱、卧室又慢慢变乱。

近藤麻理惠说,如果能够做一次「彻底的整理」(她称之为:「节庆的整理」),也就是从所有场所,把某样东西全部拿出来,然后统一一次决定好这样东西以后的储存位置、摆放规则、要丢什幺、要留什幺。那幺接下来即使新的东西又出现了,我们已经知道这样东西就是要放在哪里,那幺就不会那幺容易恢复杂乱。

时间管理其实也是这样,如果能够做一次彻底的任务整理,为所有任务、资料设定好统一、集中的储存、排程位置。那幺虽然各种杂事、任务会不断增加、变化,但统一集中的位置会让我们很快找到需要的资料,明确的排程会让我们不遗漏关键的任务。并且这个流程会愈来愈简单。

小从邮件整理来看,在〈3步骤教学「一次完全整理好」爆炸的Gmail邮件〉这篇教学中,我提到如果能够做一次「彻底清空收件匣」的动作,并且以后新邮件寄来,只要做好删除、封存、排入待办清单的动作,那幺收件匣就很难回到混乱的状态,随时都能轻鬆找到需要的邮件任务,整理起来也非常简单轻鬆。

大从任务杂事的整理来看,我在〈连假后杂事大爆炸,试试GTD 4个最简单上手的无压工作技术〉这篇文章也分享过,东处理一点、西处理一些,只会让事情变得更加杂乱,也让自己的大脑压力不断增加,只觉得事情永远做不完,并且不知道现在该做什幺事情。但是关键并非事情大爆炸,而是我们没有用简单、无压的方法来好好管理他们:「清空大脑、排入流程、列出清单、拆解行动」,其实也就是一次节庆式的整理。

无效整理:把东西放得很整齐
有效整理:为东西找到定位

延伸上一段的核心思考,所谓的整理,终极的目的并非只是让眼前环境看起来很「整齐」,而是要为所有东西都找到「定位」。或者,更具体地来说,是要为自己的生活、工作、流程找到「定位」。

当妳清楚自己的定位,那幺整理就真的会变成很简单,并且很难回复杂乱的状态。

这就像时间管理、任务排程、列出每天行动清单中,最重要的事情是什幺呢?

最重要的事情是,清楚自己目前应该投入的专案有哪些?清楚自己的目标是什幺?清楚知道自己有哪些时间?只要能够掌握住自己应该专注的专案、目标是什幺,那幺面对再多琐事、意外,我们都会知道应该如何处理他们。

我会知道,去避开那些干扰目标的杂务,会懂得哪些琐事可以勇敢捨弃,也知道当时间仅有这幺多时,优先投注在哪个目标上,是我真正想要创造的价值。这就像前一阵子,我撰写「实现年度计画的系列教学文章」,就是要帮自己的目标找到真正的定位。

如果我的东西都有定位(而非只是看起来很整齐),这时候当要增加一个东西时,我会知道这个东西的定位在哪里,也可能发现这个东西没有我可以存放她的位置,那这有可能表示我不需要、暂时不能处理这个东西。

就像我常常分享的「进攻型行事曆」方法,先为那些最重要的专案,找到行事曆上应该预留的定位,这样有新的事情要加入时,我才知道有没有剩余的足够空间可以安排。

无效整理:只有分类与归纳
有效整理:积极选择与取捨

我们的整理,很容易陷入只是在收拾东西,只是在帮东西分类,只是要把眼前的柜子、环境变得看起来乾净。但这些其实都不是真正的整理,而且这样的整理很容易又变得杂乱。

即使空间不杂乱,这样的整理也容易让我们自己变得杂乱:要花很多时间整理,并且以后很难找到需要的东西,甚至不知道自己有哪些东西。

真正的整理,不是在分类与收纳,而是在「做判断」。所谓的做判断也不是单纯的丢东西、留东西而已,不是在东西上做主张,而是为自己做判断,为自己作主,从自己真正想要实践的生活、工作流程出发,决定哪些任务、资料、工具应该留在自己的流程上,并且他们应该放在流程的哪个位置。

时间管理,当然也是如此。她并非要我们把所有的任务都整理好、排程好,而是要先决定自己想要什幺、变成什幺、完成什幺,然后把可以帮自己达成目标的东西留下来、排程好。

这永远都是一个〈主观选择,打破「我需要」的人生工作整理困局〉的过程,如果陷入只是在整理任务,而没有先整理自己,那幺就很难找到时间管理中真正让自己拥有成就感的那条路。

以小见大,妳也可以试试看我的手机整理法,也是这样的流程:如何重新整理自己的手机App?我的「主动选择」删减App法。

无效整理:要丢掉什幺
有效整理:要留下什幺

在断捨离观念风行的影响下,我们大多知道整理就是要丢掉东西,于是常常会在丢掉东西的过程中,花掉许多时间,产生很多纠结。但在丢掉了一些东西后,却好像也没有获得心灵的宁静。

《怦然心动的人生整理魔法》书中,近藤麻理惠自己做了一个很有意思的反思:

有时候,很多时候,只要明确自己真正重视的东西是什幺,那幺其他障碍物就可以直接去除。反而花很多力气想要去除障碍物,如果不知道真正要珍惜的是什幺,那还是一样会感到空虚。

就像我常常在讨论「专注」问题,写过一篇文章:为什幺隔离干扰也不会让你专心?关于专注的5个思考,提到用隔离干扰等方式来获得专注,其实效果不一定显着,还要花很多时间去跟自己内心纠结。

而最有效的专注方法其实很简单,确定自己要做某件事、拆解出下一步行动、开始去做,开始行动,就会专注。这样还省下那些要为自己控制环境、隔离干扰的工夫。

无效整理:需要更多空间整理
有效整理:在拥有的空间留下真正需要的东西

从前面反思到此,也因此我们会发现,整理需要的往往不是更多的收纳空间,而是要反思我们自己目前真实的情况,为自己设计出符合期望与现实的生活流程,然后让自己在其中找到最能价值实现的行动方式,最后就知道该怎幺整理、该留下什幺东西、该如何摆放东西。

从这个角度来看,任何整理,也确实都是一种人生整理。如果不从人生整理的角度来看,又如何实现真正有效的整理?

在时间管理上也是如此,拥有更多时间不一定会让我们就更专注、就实现更多事情,很有可能只是让我们打发更多时间而已。

如果我们能够明确知道自己的问题所在,并且尝试去解决问题,找到我们自己的定位,那幺:不是没有时间,不是没得选择,只是没做选择。

时间管理的问题往往不在没有时间,而在于我们是否已经充分利用现有时间,去实现了某些对现在的我来说有价值的事情了呢?

以上,是我整理自己多年前阅读《怦然心动的人生整理魔法》的笔记,摘录几段原文(放大置中的段落),从家居收纳的思考,反推到时间管理的思考,其实,这些都是人生整理。

或者应该说:

时间管理,同样也是人生整理,对这个主题有兴趣的朋友,还可以延伸阅读:如何练习自律?不是用牺牲、克制与纪律,而是确认我想要、大扫除结束后,用Evernote「标籤」让生活杂物更有「定位」、整理是建立你的行动流程,不只是整理物品等文章。